Казначейство, платежный календарь

Для чего необходимо казначейство?

Основной функцией казначейства является финансовое управление, цель которого состоит в расчете необходимого объема денежных средств и определении периодов времени, когда ожидается их недостаток или избыток, что позволяет избежать кризисных ситуаций и рационально использовать ресурсы компании (разработка и составление платежного календаря).

Для финансового контроля в казначействе используются два основных инструмента: бюджет движения денежных средств (на этапе разработки и составления платежного календаря) и отчет о фактическом движении денежных средств.

Бюджет движения денежных средств (БДДС) позволяет:

• получить целостное представление о совокупной потребности в денежных ресурсах;
• принимать управленческие решения о более рациональном использовании ресурсов;
• своевременно определить потребность в объеме и сроках привлечения заемных средств, осуществить разработку оптимального платежного календаря;
• решать иные задачи.

Дополнительным к БДДС инструментом является платежный календарь, с помощью которого прослеживается динамика платежей, что позволяет синхронизировать поступления и выплаты в оперативном режиме и обеспечить соблюдение приоритетов платежей. Платежный календарь позволяет производить оперативное финансовое планирование. Составление и разработка платежного календаря позволяет заблаговременно определить недостаток средств, которые требуются для расчетов.  При составлении и разработке платежного календаря можно корректировать план поступления платежей и расчетов.

Разработка и составление системы платежного календаря позволяет обеспечить ликвидность и платежеспособность предприятия и увеличить эффективность использования ресурсов. Разработка и составление платежного календаря является наиболее действенным и надежным инструментом оперативного управления. Основной целью разработки и составления платежного календаря является определение сроков поступления средств и их доведение до конкретных исполнителей.

При разработке (составлении) платежного календаря учитывается график платежей и график поступлений в бюджет предприятия. Если планируемый вид денежного потока носит либо положительный, либо отрицательный характер, то разработка и составление платежного календаря происходит в соответствующем разделе. Существует два аспекта составления и разработки системы платежей. В первом варианте разработка и составление  платежного календаря происходит с точки зрения среднесрочного планирования. Во втором варианте разработка и составление платежного календаря происходит в зависимости от текущего взаимодействия служб, отделов и управленческого состава предприятия.     

Отчет о фактическом движении денежных средств позволяет отслеживать выполнение бюджета движения денежных средств (БДДС), а также анализировать отклонения по статьям БДДС и оценивать их влияние на показатели компании.

Для реализации своей основной функции в казначействе должны выполняться следующие бизнес-процессы:

1. Планирование и утверждение (БДДС): сотрудники, ответственные за казначейство, должны участвовать в подготовке и утверждении БДДС, как для каждого отдельного центра финансовой ответственности, так и для сводного бюджета.
2. Разработка платежного календаря на оперативный период: если для управления БДДС необходимо использование платежного календаря, то сотрудники, ответственные за казначейство, должны участвовать в подготовке и утверждении платежного календаря на каждый оперативный период, как для каждого отдельного центра финансовой ответственности, так и мест учета средств. При этом сотрудники казначейства должны учитывать корреляцию оперативных планов с утвержденным БДДС.
3. Акцептование заявок на платежи: для управления распределением финансирования все исходящие платежи должны осуществляться на основании заявок на платежи, которые подлежат оплате только после утверждения группой ответственных сотрудников. Сотрудники, ответственные за казначейство, должны контролировать осуществление выплат только по заявкам и акцептовать к оплате только те заявки, которые прошли утверждение и которые не превышают БДДС по данному центру финансовой ответственности и заявленным в заявке статьям распределения бюджета.
4. Фиксирование фактического выполнения БДДС: для подготовки отчета о фактическом выполнении БДДС сотрудники казначейства должны контролировать корректное финансовое распределение по статьям БДДС.
5. Анализ выполнения БДДС: сотрудники казначейства должны предоставлять руководителям центров финансовой ответственности отчетность по выполнению БДДС, а также по отклонениям его фактического выполнения от запланированных показателей. На основании этих данных осуществляется анализ, и принимаются соответствующие управленческие решения.

Какое программное обеспечение использовать для автоматизации казначейства?

Для автоматизации казначейства в 1С и для достижений казначейством целей по распределению бюджета, используется программное обеспечение «WiseAdvice: Управление казначейством 8», разработанное на платформе «1С: Предприятие 8».

С помощью «WiseAdvice: Управление казначейством 8» возможна автоматизация следующих функций казначейства в 1С:

1. Планирование и утверждение БДДС: программный продукт «WiseAdvice: Управление казначейством 8» позволяет вести учет бюджетов (неограниченное количество вариантов бюджетов для одного центра финансовой ответственности за отчетный период).
2. Разработка платежного календаря на оперативный период: с помощью программного продукта «WiseAdvice: Управление казначейством 8» можно разрабатывать, планировать и контролировать управление бюджетом, при этом ведение платежного календаря является опцией (то есть сотрудник казначейства сам решает, необходим ли ему платежный календарь или для управления ему достаточно БДДС).
3. Акцептование заявок на платежи: с помощью программного продукта возможна организация работы с заявками на платежи. Для утверждения заявок используется механизм маршрутизации заявок, причем алгоритм прохождения каждой заявки настраивается отдельно, в зависимости от статьи движения денежных средств (ДДС) и других признаков заявки.
4. Фиксирование фактического выполнения БДДС: с помощью программного продукта «WiseAdvice: Управление казначейством 8» возможно фиксирование выполнения заявки или планируемого поступления денег при проведении бухгалтерского документа движения денежных средств.
5. Анализ выполнения БДДС: с помощью программного продукта возможно построение отчетов по плановым и фактическим показателям исполнения БДДС и платежного календаря, а также анализа планового и фактического исполнения бюджетов.

Узнайте больше об автоматизации казначейства

Почему именно мы?

Наша профессиональная команда обладает большим опытом реализации проектов по автоматизации финансового учета фирм и предприятий различного масштаба:

Как сделать заказ?

Узнайте больше об автоматизации казначейства